凌晨一点，办公室就你一个。几十个标题，格式全乱。有人跟我说过一句话，记到现在：Word这玩意，学一次能吃到老。今天不整虚的，10个技巧，都是文员天天要用的。
1. 格式刷，双击
单击只能刷一次，刷完就废。双击，能一直刷，刷完按Esc收手。刷段落直接点段落，刷文字先选中文字。两个文档开着，还能互相刷。
2. F4，比啥都值
F4在Word里不是刷新，是重复上一步。第一个标题样式设好，后面选文字按F4。插完一个表，再按F4，又是一个同样格式的表。图片调好一张，剩下挨个按F4，齐活。这键记死。
3. Ctrl那五个组合
Ctrl+Shift+> 和 <，字号连续放大缩小，不用去字号框里挑。Ctrl+[ 和 ] 逐磅微调。Ctrl+D直接弹字体框，一次设完。Ctrl+Shift+C/V，只搬格式不带内容，比格式刷准。Ctrl+滚轮是显示比例，不是字号——这个坑我踩过。
4. 样式加多级列表
手动敲「一、1、1.1、(1)」最怕啥？中间加一条，后面全乱。正解：【开始】→【多级列表】→【定义新的多级列表】，每级编号设好，再挂到标题1、标题2上。以后增删，编号自己更新，目录自己生，导航窗格一点就跳。
说实话，文员零基础，这四条就是分水岭。有人以为摸鱼靠慢工出细活。错。手够快，才有空喘气。
5. 查找替换，不只是找字
Ctrl+H。查找 ^p^p，替换成 ^p，反复点全部替换，点到0。空行就干净了。想批量改格式，点【更多】→【格式】→【字体】，指定红的换成蓝的加粗。删所有图？查找 ^g，替换留空。没了。
6. 表格三个巧劲
带分隔符的文字选中，【插入】→【表格】→【文字转换成表格】，逗号、制表符都能当分隔符。Alt+Shift+上下箭头调行序。Ctrl+Shift+右箭头，列宽自动适应。拖右下角小方块是整体缩放。求和平均值走【表格工具】→【布局】→【公式】，不用切Excel。
7. 邮件合并
邀请函、工资条、通知单，全靠它。Excel备好姓名地址金额，Word写模板留空，【邮件】→【选择收件人】→【使用现有列表】，插合并域，最后【完成并合并】→【编辑单个文档】。一张模板，一百条数据，出来一百份带名字的。
8. 自动保存和版本恢复
【文件】→【选项】→【保存】，自动恢复间隔改5分钟。勾上「没保存就关闭时保留上次自动恢复版本」。真丢了，去【文件】→【打开】→【最近】，滚到底，点【恢复未保存的文档】。
9. 快速访问工具栏
任何功能，右键，选【添加到快速访问工具栏】。格式刷、插表格、插页码、字数统计、比较文档，全扔上去。右边下拉箭头能拖排序，排成你顺手的样。这就是你的专属工作台。
10. 宏录制
每天重复同一套格式，交给宏。【开发工具】→【录制宏】，起名，指定快捷键，比如Ctrl+Shift+Q，照常操作，完事点【停止录制】。以后一按就跑完。找不到开发工具标签？【文件】→【选项】→【自定义功能区】勾上。
有人用Word的研究工具帮学生找论点出处，也有人靠格式技巧把活儿拉高一档。工具这东西，用着用着就顺手了。
早上到工位五分钟能搞定：看一眼快速访问工具栏，打开常用模板文件夹，确认自动保存开着。这十招别一次全记，挑三个最常用的练熟。两周后你会发现，加班真少了。最后一句：宏录完，先在别的文档上试，别拿正式文件练手。