加班到深夜，还在给一份长文档挨个改标题字号。单击格式刷，刷一处，光标一动就失效。再点一次，再刷一次。改到后面，手指发酸。
有人说这种活只能靠耐心，做多了自然就快。我不太信。重复劳动靠耐心，越做越烦，还是得靠方法。
1 格式刷双击，一次刷到底
选好已经调好格式的文字，在【开始】里双击格式刷，光标变成小画笔，想刷几处刷几处，刷完按 Esc 退出。刷段落格式就点段落，刷文字格式先选中文字。两个文档同时开着，也能来回刷。用过一遍，基本就回不去了。
2 F4，重复上一步
Word 里的 F4 不是刷新，是重复你刚做完的那件事。设好一个标题样式，选中下一段，按 F4。插完一张表，再按 F4，又出一张同样格式的。图片调好大小，点下一张按 F4。改过的字体颜色、行距，照样套上去。
3 Ctrl 的几个组合
Ctrl+Shift+> 逐级放大，Ctrl+Shift+< 缩小；Ctrl+[ 和 Ctrl+] 一磅一磅地微调；Ctrl+D 调出字体对话框；Ctrl+Shift+C 复制格式，Ctrl+Shift+V 粘贴格式，不带走内容；Ctrl+滚轮只缩放视图，字体不动。这几组键用熟了，手会自己去找。
4 长文档交给多级列表
手动敲「一、1、1.1、(1)」，中间加一条，后面全要重编号。改用【开始】→【多级列表】→【定义新的多级列表】，把每一级链接到标题1、标题2样式上。之后增删条目，编号自己变，目录也能自动生成。
5 查找替换不止找字
Ctrl+H 打开替换：查找 ^p^p，替换成 ^p，反复点全部替换，空行清干净。点开【更多】→【格式】，可以按字体颜色查找，再批量换格式。查找 ^g 后面留空，全文档图片一次删掉。
6 表格三招
文字选中后用【插入】→【表格】→【文字转换为表格】，按分隔符一键成表；Alt+Shift+↑↓ 调整行顺序，Ctrl+Shift+→ 让列宽贴合内容，拖右下角小方块整体缩放；【表格工具】→【布局】→【公式】能做求和、求平均值。
7 邮件合并做批量文档
Excel 里放好姓名、地址、金额，Word 里写模板留出空位，【邮件】→【选择收件人】→【使用现有列表】，插入合并域，最后【完成并合并】→【编辑单个文档】。一份模板配一百条数据，出来的就是一百份。
8 自动保存要提前设
【文件】→【选项】→【保存】，把自动恢复间隔改成5分钟，勾上「如果我没保存就关闭，请保留上次自动恢复的版本」。文件真丢了，去【文件】→【打开】→【最近】拉到底部，找恢复未保存的文档。
9 快速访问工具栏
在格式刷、插入表格、字数统计上右键，选【添加到快速访问工具栏】，常用的挪到左上角一排，点一下就到位。
10 宏录制
【开发工具】→【录制宏】，起个名字，指定快捷键，把每天重复的那套格式动作做一遍，停止录制。下次按快捷键就行。找不到【开发工具】，去【文件】→【选项】→【自定义功能区】勾上。
也有另一种声音：功能太散，记不住。我的看法是先挑几个用得最多的——双击格式刷、F4、多级列表，用顺了再看别的。零基础照样能上手，常用的那几项拿下，办公确实少求人。
两个坑得说：格式刷用完记得按 Esc，别把格式带到别处去；用替换删空行之前，先存一份，替换次数太多容易误伤正文。